Procesul Decizional Managerial (IV)

Activitati Manageriale ale Procesului Decizional

Procesul Decizional in Comunicare

Managerul este persoana investita cu autoritatea si responsabilitatea procesului decizional pentru activitatea proprie si a altor persoane. Dar nu toate posturile de manager sunt la fel. Managerii sunt responsabili peste departamente diferite, lucreaza la niveluri ierarhice diferite si trebuie sa indeplineasca cerintele procesului decizional in moduri diferite pentru a obtine performanta.

Indiferent de rezultatele in domeniul conducerii inregistrate de o persoana, ea este capabila sa-si imbunatateasca mereu aceste performante, constientizand ca are nevoie de o suma de abilitati manageriale in procesul decizional catre succes. Prezentam pe scurt activitatile parcurse de orice tip de manager in procesul decizional:

4. Comunicarea 

Sa parcurgi procesul decizional si sa alegi cum sa iti comunici punctele de vedere si deciziile astfel incat sa te faci inteles, dar in acelasi timp sa si asculti activ ceea ce au de spus subalternii, este unul din aspectele importante ale activitatii manageriale.

Utilizarea informatiilor nu este o sarcina care poate fi atribuita unei singure persoane dintr-o organizatie. Nimeni nu detine toata informatia relevanta. Este nevoie ca informatiile din procesul decizional sa fie impartasite, transmise – este nevoie de comunicare.

Comunicarea este cel mai important mecanism de coordonare pe care il utilizeaza un manager in cadrul procesului decizional. Mecanismele si structurile comunicarii formale sunt create odata cu structura organizatiei.

Ne putem imagina ca structurile formale au la baza niste trasee de comunicare stabilite spontan de persoane care rezolva in comun sarcini, trasee pe care organizatia le-a pastrat si intarit.

Printr-un proces de formalizare (oficializare, institutionalizare) aceste trasee au devenit “cai batatorite”, iar pentru membrii organizatiei a le utiliza a devenit parte a rutinelor activitatii de munca. Procesul decizional prin care se stabileste cine cu cine comunica sunt prescrise prin insasi pozitiile ocupate de membrii organizatiei.

Ce tipuri de informatii ale procesului decizional sunt transmise pe canalele descendente (de sus in jos)?

• instructiuni de lucru: ce anume are de facut subordonatul si cum;
• ratiunile pentru care trebuie efectuata munca respectiva
• proceduri si practici ale organizatiei: informatii despre reguli, regulamente si politici organizationale.
• feedback asupra performantei angajatilor.
• informatii legate de misiunea organizatiei si de obiectivele generale ale acesteia.

Ce tipuri de informatii necesare procesului decizional se transmit pe canale ascendente?

• ce fac subordonatii: activitatile, rezultatele, progresele, programele pentru viitor;
• problemele nerezolvate si dificultatile in realizarea sarcinilor; solicitari de sprijin sau asistenta;
• sugestii de optimizare a activitatii;
• plangeri si reclamatii
• gandurile si reactiile salariatilor fata de munca si fata de colegi.

Cum poate un manager sa se asigure ca subordonatii sai ii comunica toate informatiile relevante pentru procesul decizional? Cateva conditii pot fi create pentru a facilita fluxul ascendent al informatiei:

• stimularea unui climat de incredere reciproca intre sef si subordonati.
• sa asigure subordonatilor o cantitate satisfacatoare de informatii pe canalul descendent.
• sa creeze o retea informala prin care sa-i parvina informatiile;
• sa fie atent la “simptomele” unor eventuale probleme ascunse.

Schimbul lateral de mesaje in procesul decizional are ca obiective:

• coordonarea activitatilor de munca
• rezolvarea unor probleme in cadrul procesului decizional;
• negocieri, arbitrarea unor diferende;
• punerea de acord asupra semnificatiei si a modului de intelegere a unor evenimente.

Comunicarea prin reteaua informala detine de departe ponderea cea mai mare in totalul relatiilor de comunicare din organizatie, ea influentand in mare masura procesul decizional.

In raport cu sistemul formal de comunicare, reteaua informala poate furniza informatii pentru procesul decizional in doua moduri:

1. In organizatiile prost conduse reteaua informala este un fel de mecanism de supravietuire, prin care salariatii ocolesc politicile si practicile neproductive impuse de conducere.
2. In organizatiile bine conduse reteaua informala este un instrument in plus la indemana procesului decizional managerial, prin care managerul face mai eficienta si mai placuta munca salariatilor in organizatie.

Uneori managementul realizeaza chiar ca reteaua informala este mai eficienta in procesul decizional decat cea formala prin viteza cu care transmite informatia pe arii largi, cu maxima economie de timp si de efort.

A restrange sau a controla comunicarea informala este o optiune nerealista. Un asemenea obiectiv are tot atatea sanse de reusita ca si lupta cu morile de vant.

Cat de bine sunt conduse organizatiile voastre in cadrul procesului decizional? Pentru a identifica cele cinci bariere in comunicarea din propria organizatie si solutiile de eliminare a acestora, inscrieti-va la cursul de Comunicare organizationala, http://CursPregatire.info/CursComunicareOrganizationala

In articolul urmator vom discuta procesul decizional in Interviul de Evaluare a Performantei, nu-l pierde!