Activitati Manageriale ale Procesului Decizional
Procesul Decizional in Comunicare
Managerul este persoana investita cu autoritatea si responsabilitatea procesului decizional pentru activitatea proprie si a altor persoane. Dar nu toate posturile de manager sunt la fel. Managerii sunt responsabili peste departamente diferite, lucreaza la niveluri ierarhice diferite si trebuie sa indeplineasca cerintele procesului decizional in moduri diferite pentru a obtine performanta.
Indiferent de rezultatele in domeniul conducerii inregistrate de o persoana, ea este capabila sa-si imbunatateasca mereu aceste performante, constientizand ca are nevoie de o suma de abilitati manageriale in procesul decizional catre succes. Prezentam pe scurt activitatile parcurse de orice tip de manager in procesul decizional:
4. Comunicarea
Sa parcurgi procesul decizional si sa alegi cum sa iti comunici punctele de vedere si deciziile astfel incat sa te faci inteles, dar in acelasi timp sa si asculti activ ceea ce au de spus subalternii, este unul din aspectele importante ale activitatii manageriale.
Utilizarea informatiilor nu este o sarcina care poate fi atribuita unei singure persoane dintr-o organizatie. Nimeni nu detine toata informatia relevanta. Este nevoie ca informatiile din procesul decizional sa fie impartasite, transmise – este nevoie de comunicare.
Comunicarea este cel mai important mecanism de coordonare pe care il utilizeaza un manager in cadrul procesului decizional. Mecanismele si structurile comunicarii formale sunt create odata cu structura organizatiei.
Ne putem imagina ca structurile formale au la baza niste trasee de comunicare stabilite spontan de persoane care rezolva in comun sarcini, trasee pe care organizatia le-a pastrat si intarit.
Printr-un proces de formalizare (oficializare, institutionalizare) aceste trasee au devenit “cai batatorite”, iar pentru membrii organizatiei a le utiliza a devenit parte a rutinelor activitatii de munca. Procesul decizional prin care se stabileste cine cu cine comunica sunt prescrise prin insasi pozitiile ocupate de membrii organizatiei.
Ce tipuri de informatii ale procesului decizional sunt transmise pe canalele descendente (de sus in jos)?
- instructiuni de lucru: ce anume are de facut subordonatul si cum;
- ratiunile pentru care trebuie efectuata munca respectiva
- proceduri si practici ale organizatiei: informatii despre reguli, regulamente si politici organizationale.
- feedback asupra performantei angajatilor.
- informatii legate de misiunea organizatiei si de obiectivele generale ale acesteia.
Ce tipuri de informatii necesare procesului decizional se transmit pe canale ascendente?
- ce fac subordonatii: activitatile, rezultatele, progresele, programele pentru viitor;
- problemele nerezolvate si dificultatile in realizarea sarcinilor; solicitari de sprijin sau asistenta;
- sugestii de optimizare a activitatii;
- plangeri si reclamatii
- gandurile si reactiile salariatilor fata de munca si fata de colegi.
Cum poate un manager sa se asigure ca subordonatii sai ii comunica toate informatiile relevante pentru procesul decizional? Cateva conditii pot fi create pentru a facilita fluxul ascendent al informatiei:
- stimularea unui climat de incredere reciproca intre sef si subordonati.
- sa asigure subordonatilor o cantitate satisfacatoare de informatii pe canalul descendent.
- sa creeze o retea informala prin care sa-i parvina informatiile;
- sa fie atent la “simptomele” unor eventuale probleme ascunse.
Schimbul lateral de mesaje in procesul decizional are ca obiective:
- coordonarea activitatilor de munca
- rezolvarea unor probleme in cadrul procesului decizional;
- negocieri, arbitrarea unor diferende;
- punerea de acord asupra semnificatiei si a modului de intelegere a unor evenimente.
Comunicarea prin reteaua informala detine de departe ponderea cea mai mare in totalul relatiilor de comunicare din organizatie, ea influentand in mare masura procesul decizional.
In raport cu sistemul formal de comunicare, reteaua informala poate furniza informatii pentru procesul decizional in doua moduri:
- In organizatiile prost conduse reteaua informala este un fel de mecanism de supravietuire, prin care salariatii ocolesc politicile si practicile neproductive impuse de conducere.
- In organizatiile bine conduse reteaua informala este un instrument in plus la indemana procesului decizional managerial, prin care managerul face mai eficienta si mai placuta munca salariatilor in organizatie.
Uneori managementul realizeaza chiar ca reteaua informala este mai eficienta in procesul decizional decat cea formala prin viteza cu care transmite informatia pe arii largi, cu maxima economie de timp si de efort.
A restrange sau a controla comunicarea informala este o optiune nerealista. Un asemenea obiectiv are tot atatea sanse de reusita ca si lupta cu morile de vant.
Cat de bine sunt conduse organizatiile voastre in cadrul procesului decizional? Pentru a identifica cele cinci bariere in comunicarea din propria organizatie si solutiile de eliminare a acestora, inscrieti-va la cursul de Comunicare organizationala, http://CursPregatire.info/CursComunicareOrganizationala
In articolul urmator vom discuta procesul decizional in Interviul de Evaluare a Performantei, nu-l pierde!
Filed under Procesul decizional by on Apr 15th, 2010. Comment. 
Activitati Manageriale ale Procesului Decizional
Procesul Decizional in ciclul Rezolvarii Problemelor
Managerul este persoana investita cu autoritatea si responsabilitatea procesului decizional pentru activitatea proprie si a altor persoane. Dar nu toate posturile de manager sunt la fel. Managerii sunt responsabili peste departamente diferite, lucreaza la niveluri ierarhice diferite si trebuie sa indeplineasca cerintele procesului decizional in moduri diferite pentru a obtine performanta.
Indiferent de rezultatele in domeniul conducerii inregistrate de o persoana, ea este capabila sa-si imbunatateasca mereu aceste performante, constientizand ca are nevoie de o suma de abilitati manageriale in procesul decizional catre succes. Prezentam pe scurt activitatile parcurse de orice tip de manager in procesul decizional:
3. Rezolvarea problemelor
Inainte, cand mediul economic era pasiv si predictibil, ierarhiile de tip “comanda-control” ofereau un sistem simplu al procesului decizional; toate problemele erau analizate de un numar restrans de oameni aflati in varful ierarhiei iar deciziile luate de ei trebuiau indeplinite intocmai de ceilalti salariati.
Azi, in conditiile unor piete globalizate, satisfacerea clientilor si obtinerea profitului presupun o gandire rapida si actiuni pe masura. Un bun manager are capacitatea de a percepe realitatea asa cum este ea cu adevarat si de a da raspunsurile adecvate (de a lua deciziile potrivite) problemelor cu care se confrunta organizatia. Creativitatea si ingeniozitatea solutiilor adopatate, de multe ori fac diferenta pe o piata concurentiala. De aceea, procesul decizional de rezolvare a problemelor nu mai este sarcina unui grup restrans de oameni, mereu acelasi.
Pentru o mai clara intelegere a procesului decizional de rezolvare a problemelor, vom parcurge ciclul rezolvarii problemelor:
1. Observare: Procesul decizional are la baza mai intai intuitia sau un sentiment general ca ceva nu merge bine.
2. Recunoastere problema: Stadiul din procesul decizional in care s-au acumulat dovezi evidente ca problema exista. Din acest moment evidenta ia forma masurarii devierii performantei de la situatia dorita.
3. Analizare problema: Diagnosticarea problemei include determinarea naturii ei. Este cea mai de durata etapa in cadrul procesului decizional. In aceasta etapa vor putea fi identificate care sunt adevaratele probleme, cauzele si efectele lor.
4. Generare solutii: Dupa depistarea cauzelor problemelor, descrierea efectelor si notarea gravitatii impactului asupra oamenilor si operatiilor, se vor determina actiunile de urmat. Generarea solutiilor este un proces decizional al gandirii creative a tuturor, deoarece cea mai buna decizie va rezulta daca toate posibilitatile au fost luate in considerare.
5. Stabilire criterii evaluare: Calitatea procesului decizional depinde de cunoasterea cerintelor solutiei respective. Criteriile se stabilesc in functie de: obtinerea obiectivelor organizatiei si indeplinirea conditiilor incluse in proiectul la care echipa lucreaza. Ele vor contine: aplicabilitatea, fezabilitatea, avantajele si dezavantajele, riscurile, oportunitatea, etica.
6. Evaluare solutii: In aceasta etapa sunt detaliate consecintele fiecarei solutii in parte.
7. Luare decizie: Aici avem lista tuturor solutiilor posibile. Pentru facilitarea procesului decizional vom cantari solutiile comparativ cu criteriile alese. Se folosesc diferite Tehnici de analiza: “Harta T”, “Matricea decizionala” si “Analiza SWOT”. Luarea deciziei se va face dupa judecarea si analizarea solutiilor din punct de vedere a aplicabilitatii, a fezabilitatii, a avantajelor, dezavantajelor, riscurilor si a oportunitatilor.
8. Implementarea deciziei: Pentru ca procesul decizional sa se apropie de final, vom trece la implementarea deciziei. Pentru aceasta este necesara construirea unui plan. Trebuie acordata atentie proiectarii acestuia si evaluarii rezultatelor.
9. Evaluare: Evaluarea se face atat pe parcursul procesului decizional cat si dupa finalizarea implementarii:
- Toti cei implicati in procesul decizional ar trebui implicati si in evaluarea ei
- Evaluarea trebuie sa fie planificata dinainte. Metodele de evaluare folosite trebuie sa fie in concordanta cu scopul, obiectivele si viziunea sarcinii finale. Cand acestea nu sunt planificate, oamenii sunt suspiciosi in legatura cu motivele evaluarilor
- Evaluarea este un proces continuu. Feedback-ul va fi utilizat in efectuarea modificarilor necesare daca realizarile nu sunt la nivelul asteptarilor.
Filed under Procesul decizional by on Apr 9th, 2010. Comment.
Activitati Manageriale ale Procesului Decizional
Procesul Decizional al Delegarii
Managerul este persoana investita cu autoritatea si responsabilitatea procesului decizional pentru activitatea proprie si a altor persoane. Dar nu toate posturile de manager sunt la fel. Managerii sunt responsabili peste departamente diferite, lucreaza la niveluri ierarhice diferite si trebuie sa indeplineasca cerintele procesului decizional in moduri diferite pentru a obtine performanta.
Indiferent de rezultatele in domeniul conducerii inregistrate de o persoana, ea este capabila sa-si imbunatateasca mereu aceste performante, constientizand ca are nevoie de o suma de abilitati manageriale in procesul decizional catre succes. Prezentam in continuare, pe scurt, activitatile parcurse de orice tip de manager in procesul decizional:
2. Organizarea activitatii subalternilor – Delegarea
Dupa ce am parcurs procesul decizional pentru organizarea activitatatii proprii ne dam seama cat timp ne-am ocupat cu probleme care nu ne apartin. Cu alte cuvinte, am rezolvat problemele subalternilor sau fara nici un rost am intervenit in munca lor.
Daca nu delegam, atunci in scurt timp ne vom pierde in cele mai mici amanunte. Un manager trebuie sa vada o problema in ansamblu pentru a putea lua deciziile corecte si a gasi raspunsul la orice situatie.
Prin urmare procesul decizional in delegare, este:
1. decidem care dintre probleme va fi delegata.
2. decidem cui delegam problema.
3. pregatim persoana in cauza din punct de vedere profesional.
4. instiintam colegii despre schimbare.
Delegarea unei activitati este riscanta daca nu controlam procesul decizional cu pricepere.
Cu o planificare buna si cu o instruire a colegilor putem minimaliza riscul delegarii unei activitati.
In primul rand trebuie sa trecem peste urmatoarele indoieli:
A) Frica de a pierde controlul.
Regretul ca trebuie sa delegam o activitate pe care am face-o cu placere.
B) Convingerea ca numai noi putem rezolva problema.
Sa tratam aceste puncte in ordinea lor inversa.
Delegarea nu inseamna sa adunam activitatile plictisitoare si sa le plasam altora, lasand persoana sa faca tot ceea ce ni se pare noua plictisitor, ci predarea unei activitati care trebuie nu numai executata, dar prin rezolvarea careia subalternul sa obtina succese. Am putea sa delegam pentru ca munca sa fie realizata in termen, pentru ca subalternii sa preia initiativa sau pentru ca urmeaza sa lipsim o perioada de timp din firma.
Procesul decizional prin care alegem cui sa delegam problema aleasa, are nevoie de o analiza atenta asupra competentelor subalternilor in problema respectiva. Unii sunt deosebit de capabili, insa nu li s-a oferit inca ocazia de a-si dovedi competenta. Altii au capacitatea de a invata cu usurinta, dar trebuie sa fie instruiti si incurajati.
In general, este necesara instruirea celui delegat. Pentru aceasta, vom purta o discutie detaliata despre ceea ce stie deja persoana aleasa, identificand astfel ce ar mai trebui sa stie pentru ca problema sa fie rezolvata cu succes. Putem apela la instruiri open, trimitand persoana delegata la cursuri deschise sustinute de firme specializate sau putem derula un program de coaching prin care ne vom asigura ca lucrurile vor fi facute la fel de bine ca si cum le-am face noi.
Pentru ca procesul decizional al delegarii sa fie eficient, trebuie ca cei carora le vom incredinta o sarcina sa cunoasca toate detaliile si sa se simta sprijiniti. Pentru a sti ce li se cere, ei trebuie sa fie la curent cu:
- responsabilitatile pe care le implica sarcina delegata
- nivelul autoritatii cu care sunt investiti
- standardele (de calitate, cantitate, cost) dorite
- timpul pus la dispozitie
- modalitatea de supraveghere a realizarii sarcinilor.
Ne vom bucura de succese atunci cand noi insine parcurgem corect procesul decizional de administrare a timpului si suntem deci bine organizati si apoi delegam corespunzator sarcinile.
Filed under Procesul decizional by on Apr 7th, 2010. Comment.
Recent Comments